GLI ASPETTI OPERATIVI DELLA BUSTA PAGA

Il datore di lavoro deve fornire al lavoratore le informazioni riguardanti il rapporto contrattuale di lavoro; deve poi consegnare ai propri dipendenti, per ciascun periodo di retribuzione, un prospetto paga con indicazione dei dati esposti nel Libro Unico del Lavoro.

La mancata consegna del prospetto paga è sanzionata. L’obbligo della sua consegna coincide normalmente con il pagamento della retribuzione, che deve avvenire con utilizzo di moneta tracciabile al fine di non incorrere nell’applicazione delle sanzioni.

GLI ASPETTI OPERATIVI DELLA BUSTA PAGA

A) LE INFORMAZIONI

Il datore di lavoro, pubblico o privato, è tenuto a fornire al lavoratore, entro trenta giorni dalla data dell’assunzione, le seguenti informazioni (art. 1, d.lgs. n. 152 del 26 maggio 1997, che ha recepito la Direttiva n. 91/533/CEE del 14 ottobre 1991Direttiva n. 91/533/CEE del 14 ottobre 1991)

• L’identità delle parti.
•  Il luogo di lavoro; in mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, indicazione che il lavoratore è occupato in luoghi diversi, nonché la sede o il domicilio del datore di lavoro.
• La data di inizio del rapporto di lavoro.
• La durata del rapporto di lavoro, precisando se si tratta di rapporto di lavoro a tempo determinato o indeterminato….
• La durata del periodo di prova, se previsto.
• L’inquadramento, livello e qualifica attribuiti al lavoratore, oppure caratteristiche o descrizione sommaria del lavoro.
• L’importo iniziale della retribuzione e relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo di pagamento.
• La durata delle ferie retribuite cui ha diritto il lavoratore o modalità di determinazione e di fruizione delle ferie.
• L’orario di lavoro.
• I termini del preavviso in caso di recesso.

B) IL METODO DI INFORMAZIONE

Tali informazioni possono venire fornite:

• Nel contratto di lavoro scritto, o nella lettera di assunzione o con altro documento scritto da consegnare al lavoratore entro trenta giorni dalla data di assunzione.
• Nella dichiarazione scritta entro cinque giorni dall’assunzione dei lavoratori agricoli e dello spettacolo (art. 9 bis, d.l. n. 510 del 1 ottobre 1996).

In caso di prestazioni lavorative all’estero per un periodo superiore a trenta giorni, prima della partenza, devono essere fornite anche le seguenti informazioni: 

• La durata del lavoro da effettuare all’estero.
• La valuta in cui verrà corrisposta la retribuzione.
• Gli eventuali vantaggi, in denaro o in natura, collegati allo svolgimento della prestazione lavorativa all’estero.
• Le eventuali condizioni di rimpatrio del lavoratore.

C) LA CONSEGNA DEL PROSPETTO PAGA

In base all’art. 1 della legge n. 4 del 5 gennaio 1953 il datore di lavoro, all’atto della corresponsione della retribuzione, è tenuto a consegnare ai propri dipendenti un prospetto paga, con indicazione di: dati anagrafici del datore di lavoro, nome e cognome del lavoratore, qualifica professionale, periodo di riferimento della retribuzione, tutti gli elementi che compongono la retribuzione (sia imponibili ai fini previdenziali e/o fiscali che non imponibili) fissi e variabili, l’importo degli assegni per il nucleo familiare, le singole trattenute previdenziali e fiscali, il valore della retribuzione netta spettante al lavoratore, le altre informazioni relative al rapporto di lavoro.

L’art. 39, comma 5, del d.l. n. 112 del 6 agosto 2008, che ha determinato la costituzione del Libro Unico del Lavoro, ha precisato che, con la consegna al lavoratore della copia delle scritturazioni fatte su tale Libro, il datore di lavoro adempie agli obblighi di cui alla legge n. 4 del 5 gennaio 1953 (Min. Lavoro, circ. n. 20 del 21 agosto 2008).

ATTENZIONE: La mancata consegna del prospetto paga o la consegna di un prospetto paga errato comporta la comminazione di sanzioni amministrative (Min. Lavoro, circ. n. 23/2011 del 30 agosto 2011).

LA RETRIBUZIONE DEL LAVORATORE

In linea generale, la retribuzione di un lavoratore può essere: diretta (cioè riferita alla prestazione del periodo), indiretta (se riferita a elementi contrattuali aventi un periodo di riferimento diverso, es. ferie annuali, mensilità aggiuntive, ecc..), differita (riguardante somme accantonate in periodi precedenti ed erogate nel periodo, es. TFRL). L’obbligo del cedolino paga è stato attuato in diversi Paesi esteri (es. Germania dal 1869, USA, ecc..). L’obbligo alla consegna riguarda tutti i lavoratori dipendenti e assimilati (amministratori di società e enti, collaboratori coordinati, ecc..) indipendentemente dalla qualifica e dal settore di appartenenza. Infatti, con d.lgs. n. 375 del 11 agosto 1993 l’obbligo è stato esteso anche agli operai del settore agricolo. Con l’art. 2, comma 197, L. n. 191 del 23 dicembre 2009 è stato previsto l’obbligo anche per le Pubbliche Amministrazioni.

Inizialmente la consegna del cedolino (o documento conforme) avveniva in forma cartacea e con firma del lavoratore per ricevuta e quietanza dell’importo netto. A seguito di varie pronunce ministeriali, per l’introduzione di nuove procedure operative, è consentito che il cedolino in esame venga inviato al dipendente in uno dei seguenti modi: e-mail pec, sito web con area riservata ed accesso consentito al solo lavoratore interessato, e-mail non certificata (Min. Lavoro, risposte interpelli: n. 1/2008 del 11 febbraio 2008, n.13/2012 del 30 maggio 2012). L’incombenza ulteriore a carico del datore di lavoro è la messa a disposizione del lavoratore di idonee tecnologie e attrezzature informatiche per la ricezione e la stampa del prospetto paga, in quanto i costi di formazione dello stesso e quelli di consegna sono a carico dell’impresa.

L’OBBLIGO DELLA TRACCIABILITA’

Approfondimenti Con l’art. 1, comma 911, legge n. 205 del 27 dicembre 2017 è stata prevista una nuova limitazione all’uso del denaro contante che riguarda qualsiasi tipologia di lavoro (a tempo indeterminato e determinato, a tempo parziale e stagionale, ecc.), compresi i rapporti di collaborazione coordinata e quelli di lavoro instaurati dalle società cooperative con i propri soci. L’obbligo della tracciabilità può avvenire con uno dei seguenti mezzi: 

• Bonifico sul conto identificato con il codice IBAN del lavoratore.
• Strumenti di pagamento elettronico.
• Pagamento in contanti presso uno sportello bancario o postale in cui il datore di lavoro ha aperto un conto corrente di tesoreria con mandato di pagamento.
• Emissione di un assegno bancario o circolare intestato al lavoratore, consegnato direttamente o a un suo delegato (coniuge, convivente o familiare, in linea retta o collaterale con età superiore a 16 anni).

ATTENZIONE: In caso di violazione all’obbligo della tracciabilità da parte del datore di lavoro è stabilita una sanzione amministrativa pecuniaria da € 1.000,00 a € 5.000,00.

Sono esclusi dall’obbligo della tracciabilità delle retribuzioni i rapporti di lavoro instaurati con le Pubbliche Amministrazioni e quelli relativi agli addetti ai servizi familiari e domestici.

L’ESCLUSIONE DALL’OBBLIGO DELLA CONSEGNA DELLA BUSTA PAGA

L’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha al riguardo fornito delle indicazioni utili con circ. n. 2/2018 del 25 gennaio 2018. In sintesi sono esclusi dall’obbligo della consegna delle buste paga:

• I datori di lavoro per i lavoratori dirigenti.
• Le Amministrazioni dello Stato e le relative aziende autonome, le Regioni, le Province e i Comuni.
• Le aziende agricole che impiegano nell’annata agraria mano d’opera salariata per un numero di giornate non superiori a 3000.
• I privati datori di lavoro per il personale addetto esclusivamente a servizi familiari.

Gli enti pubblici economici e non economici, pur essendo esclusi dalla disciplina in materia di LUL, debbono comunque documentare lo svolgimento della prestazione lavorativa, con la predisposizione di un prospetto di paga per i lavoratori dipendenti (Min. Lavoro, risposta interpello n. 3 del 6 febbraio 2009). Va fatto presente che la sola sottoscrizione del lavoratore o del collaboratore in calce alla busta paga non ha valore di prova dell’avvenuto pagamento dell’importo netto esposto.

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