COSA È LA BUSTA PAGA

La busta paga è un documento che potremmo definire riepilogativo della retribuzione mensile che ogni lavoratore dipendente, a tempo determinato o indeterminato, percepisce e relative imposte cui è soggetto e che il datore di lavoro ha l’obbligo di consegnare mensilmente. La busta paga (o cedolino) è un prospetto che indica la somma percepita da un lavoratore quale compenso per un determinato periodo di tempo, in genere mensile. Nella busta paga figurano anche trattenute fiscali, ferie e permessi.

COSA È LA BUSTA PAGA

La busta paga è il documento che il datore di lavoro ha l’obbligo di consegnare periodicamente al lavoratore insieme alla retribuzione. È il prospetto che esprime, in termini monetari, l’insieme dei rapporti del lavoratore con il datore di lavoro (la paga), con lo Stato (le imposte) e con gli enti previdenziali (per esempio le trattenute INPS).

Nella busta paga devono essere indicati tutti gli elementi che concorrono a determinare la retribuzione lorda e le detrazioni che portano alla paga netta. La legge sancisce che i datori di lavoro hanno l’obbligo di consegnare ai lavoratori dipendenti “un prospetto di paga” in cui devono essere indicati distintamente tutta una serie di elementi e in primis quelli che compongono la retribuzione.

Leggere e capire la busta paga non è semplice, ma saperlo fare è necessario per verificare che la retribuzione sia quella che spetta in base al contratto di lavoro, vedere il numero di ore lavorate, di permessi e ferie maturate e accertare la correttezza dei contributi Inps versati dal datore di lavoro.

LA NASCITA DELLA BUSTA PAGA

In origine, la busta-paga non serviva solamente a rendicontare il lavoro svolto, ma era anche il mezzo che conteneva la retribuzione in denaro (perciò «busta» paga). Oggi non è più così e neppure può esserlo, perché c’è l’obbligo tassativo di pagare la retribuzione soltanto con mezzi tracciabili (bonifici, assegni ecc..): il suo compito, di conseguenza, risulta limitato alla prima funzione, cioè di rendicontazione del lavoro svolto. La busta paga è un documento ufficiale che riassume gli elementi che vanno a comporre la retribuzione di qualsiasi lavoratore dipendente.

La cosiddetta “busta paga”, è nata originariamente come busta per contenere il salario degli operai che, nel tempo, ha assunto un ruolo di documento contabile importante dove si trovano le diverse componenti del rapporto di lavoro. È un documento che il datore di lavoro deve obbligatoriamente erogare e contiene i dati sulla retribuzione lorda e su quella netta, sulle ritenute fiscali e su quelle previdenziali che il lavoratore percepisce e deve pagare in un dato periodo di tempo.

I dati presenti riguardano anche tutti i rapporti che si devono avere con il fisco e con la previdenza, ossia le tasse pagate e il TFR maturato, le ferie e le ore di permesso a cui si ha diritto. Essendo un documento ufficiale, la busta paga è inoltre uno dei documenti richiesti da banche e altri istituti finanziari quando si richiede un mutuo o un finanziamento, per questo è importante conservarle, assieme alla Certificazione Unica.

LE VOCI CHE COMPONGONO LA BUSTA PAGA

Possiamo passare a fornire una definizione della busta paga (detta anche prospetto paga o cedolino): ossia quel documento che viene consegnato al lavoratore subordinato e parasubordinato tutti i mesi, unitamente allo stipendio. Stipendio lordo e netto, TFR, dati previdenziali, ferie, permessi. Sono tante le voci che compongono la c.d. busta paga e districarsi tra le stesse per riuscire a leggerla correttamente può rivelarsi difficile.

Eppure è importante comprenderein che modo viene calcolato il documento e quali sono le voci che contribuiscono a determinare lo stipendio. Voci che identificano sostanzialmente i rapporti intercorrenti tra datore di lavoro, il Fisco, gli Enti previdenziali (I.N.P.S e I.N.A.I.L) e il lavoratore.

IL MODELLO DELLA BUSTA PAGA

La legge non ha mai stabilito un particolare «modello» di busta-paga (che dunque è libero), per cui i datori di lavoro sono liberi di utilizzare prospetti conformi ai propri sistemi contabili. In altri casi, i contratti collettivi sanciscono espressamente l’obbligo di adozione di un particolare documento equivalente per scopo alla busta paga.

La norma (vecchia 66 anni è la legge n. 4 del 1953) stabilisce che il datore di lavoro, al momento della corresponsione della retribuzione, deve consegnare ai propri dipendenti un prospetto paga, firmato, siglato o riportante il timbro del datore di lavoro (o di chi ne fa le veci), in cui devono essere indicati:

• I dati del lavoratore (in dettaglio: il nome, il cognome e la qualifica professionale).
• Il periodo cui la retribuzione si riferisce.
• Gli assegni familiari (Anf).
• Tutti gli altri gli elementi che, comunque, compongono la retribuzione (nel caso di retribuzioni pagate parte in denaro e parte in natura, occorre riportare le somme in denaro, la retribuzione in natura solo se e nella misura in cui determina un incremento della retribuzione imponibile ai fini previdenziali e fiscali.
• In maniera distinta le singole trattenute.

Quanto ai contenuti, inoltre, le singole annotazioni che vengono riportate sulla busta-paga devono corrispondere esattamente a quanto riportato sul «libro unico del lavoro», in sigla Lul. Si riceve, si osserva e si firma. Poi è tutta esplosione di gioia e felicità per il meritato premio di un mese di fatica.

CHI ELABORA LA BUSTA PAGA

Normalmente è il datore di lavoro che elabora le busta-paga all’interno della propria azienda. Nel caso non intenda farlo, può affidare l’operazione ai professionisti della consulenza del lavoro (i consulenti del lavoro e gli avvocati), nonché ai CED, centri elaborazione dati, assistiti da professionisti abilitati.

Le operazioni svolte autonomamente dai CED devono limitarsi a elaborazioni aventi valenza matematica di tipo meccanico ed esecutivo (mera imputazione dei dati, il calcolo e la stampa delle buste paga) e altre strumentali e accessorie, mentre l’attività relativa all’impostazione della busta paga nei suoi aspetti lavoristici, fiscali e previdenziali deve essere svolta con l’assistenza di un consulente del lavoro o di un altro professionista abilitato.

LA CONSEGNA DELLA BUSTA PAGA

Come detto, la legge n. 4/1953 prevede l’obbligo per i datori di lavoro «di consegnare, all’atto della corresponsione della retribuzione, ai lavoratori dipendenti, con esclusione dei dirigenti, un prospetto di paga. In genere, la consegna avviene a mano, ma può avvenire anche mediante trasmissione con messaggio di posta elettronica o tramite sito web. Quando è fatta a mano la consegna, anche se è accompagnata dalla sottoscrizione del dipendente «per ricevuta», non è sufficiente di per sé a dimostrare l’avvenuto pagamento della retribuzione, ma concorre, insieme ad altri elementi, a fornire una presunzione dell’avvenuta estinzione dell’obbligazione retributiva.

Per la consegna mediante la trasmissione di un messaggio di posta elettronica, è necessario che l’invio venga fatto a un indirizzo intestato al lavoratore provvisto di password personale. L’invio può essere effettuato anche direttamente dal consulente del lavoro delegato dal datore di lavoro ad assistere l’azienda; tuttavia, in tal caso, è sempre il datore di lavoro che resta responsabile della consegna, ricadendo su di lui l’onere della relativa prova. Infine, la consegna da parte del datore di lavoro può avvenire anche collocando la busta paga su un sito web dotato di un’area riservata, con accesso consentito al solo lavoratore interessato mediante apposita password o codice segreto personale.

Il datore di lavoro che utilizza tale sistema deve opportunamente adottare adeguate iniziative per comprovare l’avvenuto adempimento nei confronti di ciascun lavoratore. Inoltre, per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o gli eventuali accertamenti dell’organo di vigilanza, è necessario che nel sito risulti traccia della collocazione mensile dei prospetti di paga.

L’obbligo di consegna della busta paga ai lavoratori può essere adempiuto anche con la consegna di copia delle scritturazioni effettuate sul Lul. In questa ipotesi, in caso di mancata o errata compilazione del Lul (con conseguente consegna di un prospetto paga errato) non si applicano le sanzioni previste per la busta paga, ma esclusivamente quelle per la violazione delle disposizioni in tema di Lul.

IL PAGAMENTO DELLA BUSTA-PAGA CON MEZZI TRACCIABILI

Come detto, originariamente la busta-paga era anche il mezzo che conteneva la retribuzione, il denaro (perciò «busta» paga). Oggi non è più così e neppure può esserlo, perché c’è l’obbligo tassativo di pagare la retribuzione soltanto con mezzi tracciabili (bonifici, assegni, etc.).

Dal mese di luglio dell’anno scorso 2018, in particolare, i datori di lavoro (ma anche i committenti di collaborazioni coordinate e continuative) sono tenuti a erogare retribuzione e compensi, nonché ogni acconto di essi, a lavoratori e collaboratori, solo e soltanto mediante specifici strumenti di pagamento che ne garantiscano la tracciabilità. Non è più consentito, invece, fare pagamenti in contanti, pena l’applicazione di una sanzione da 1.000 a 5.000 euro.

La finalità del nuovo obbligo, evidentemente, è quello di tracciare i pagamenti di stipendi e anticipazioni, con più di uno scopo: per verificare che la retribuzione erogata non sia inferiore ai minimi fissati dalla contrattazione collettiva e anche per evitare il fenomeno di buste-paga gonfiate, cioè che riportano una retribuzione superiore rispetto a quanto effettivamente erogato ai lavoratori, al fine di accrescere i costi e fare utili in nero.

CONCLUSIONI

Per comprendere la busta-paga, il vocabolario giusto è il contratto collettivo nazionale di lavoro applicato dall’azienda (e anche, se presenti, il contratto collettivo aziendale, territoriale o addirittura individuale). Le voci di retribuzione, le modalità di determinazione, i criteri di corresponsione sono tutti stabiliti, infatti, dal Ccnl.

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