COSA È IL LIBRO UNICO DEL LAVORO (LUL)

La busta-paga è strettamente collegata al Libro unico del lavoro. Il Lul ha importanza fondamentale in materia di lavoro e ha sostituito i libri matricola e paga, tanto che tutte le disposizioni ancora vigenti che fanno richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai libri matricola e paga, devono intendersi riferite al Lul, per quanto compatibili.

COSA È IL LIBRO UNICO DEL LAVORO

• Il Libro Unico Del Lavoro (LUL) è un documento che qualsiasi datore di lavoro, a meno che non sia domestico, ha l’obbligo di redigere e conservare. Entrato in vigore nel 2008, l’obbligo di conservare il Libro sostituisce quello di tenere i vecchi libri paga.
• Il Libro Unico del Lavoro ha una funzione documentale molto importante in quanto evidenzia la forza lavoro esistente in una data unità operativa sia sotto il profilo anagrafico che sotto quello quantitativo (in termini numerici e di valore). Ha la funzione di dimostrare l’ammontare retributivo corrisposto a ciascun lavoratore, con l’evidenziazione delle singole voci componenti, esponendo anche le relative ritenute fiscali e previdenziali fatte con le eventuali altre ritenute sulla retribuzione. A tal fine il datore di lavoro assume anche la figura giuridica di sostituto d’imposta.

LA FUNZIONE E GLI ELEMENTI DEL LUL

La funzione del LUL è quella di documentare nel dettaglio ogni rapporto di lavoro, associato, subordinato o di collaborazione, da un lato, e dall’altro permettere a tutti gli organi preposti alla vigilanza e ai rilievi statistici di verificare le condizioni di occupazione delle aziende. Il Lul si compone di due fondamentali elementi: le presenze del lavoratore e il trattamento retributivo. Per questo equivale alla busta-paga, con il dettaglio delle presenze del lavoratore, e assolve alla duplice funzione di documentare a ogni lavoratore lo stato del proprio rapporto di lavoro e agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.

Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel Lul, il datore di lavoro adempie all’obbligo di corrispondere le retribuzioni mediante busta paga, anche se tale copia non comprende i dati relativi al calendario delle presenze. I datori di lavoro hanno l’obbligo di istituire il Lul nel momento in cui occupano lavoratori dipendenti, collaboratori coordinati e continuativi e associati in partecipazione. Deve essere compilato, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo.

Il Libro Unico del Lavoro ha una duplice funzione:

• Elencazione cronologica-storica dei lavoratori per ciascun periodo di retribuzione.
• Dimostrazione analitica dei corrispettivi dovuti e corrisposti per ciascun periodo di retribuzione.

Va fatto presente che nel Libro debbono venire evidenziati tutti gli emolumenti retributivi corrisposti sia in denaro che in natura, indipendentemente dalla loro imponibilità ai fini previdenziali e/o fiscali. Esso contiene anche il calendario delle presenze/assenze di ciascun lavoratore

COSA CONTIENE IN DETTAGLIO IL LUL

Nel dettaglio, il Libro Unico del Lavoro deve contenere:

• I dati anagrafici del dipendente o collaboratore e la sua qualifica
• Il suo inquadramento retributivo, ordinario e straordinario
• Il resoconto delle detrazioni fiscali, delle trattenute e delle altre eventuali erogazioni in denaro o servizi emesse o ricevute dal lavoratore
• Il Libro Unico, inoltre, deve riportare il conteggio delle ore di lavoro effettuate (sia ordinario sia straordinario), le assenze e i permessi di cui il lavoratore ha usufruito.

Nel Lul devono essere registrati i dati riferiti a tutti:

• I lavoratori subordinati (dipendenti) anche se sono occupati presso sedi operative situate all’estero, inseriti nell’organizzazione d’impresa con un contratto di lavoro «standard» (tale si intende il contratto di lavoro subordinato a tempo pieno e indeterminato) o assunti con un contratto che preveda una qualsiasi forma di flessibilità (per esempio contratto a tempo determinato, o a termine; contratto a tempo parziale o a part-time; contratto a chiamata)
• I collaboratori coordinati e continuativi
• Gli associati in partecipazione con apporto lavorativo (se ancora presenti in azienda e fino alla cessazione del contratto. Tale contratto è oggi abrogato).

LA CORRESPONSIONE DELLA RETRBUZIONE

Quando al lavoratore viene corrisposta una retribuzione in misura fissa o a giornata intera o a periodi superiori, è annotata solo la giornata di presenza al lavoro, permanendo, in ogni caso, l’obbligo di indicare la causale delle assenze. Le ore di lavoro non devono essere registrate analiticamente per quei lavoratori per i quali non si applicano i limiti previsti in materia di orario di lavoro (per esempio: personale con mansioni direttive, capi reparto, dirigenti, quadri, ecc.). Per questi lavoratori è possibile registrare nel Lul il solo orario contrattuale, più le eventuali assenze; oppure indicare solo la «P» di presenza, più le assenze.

Le giornate di presenza devono essere valorizzate con la «P» anche nei giorni di domenica o festivi lavorati. La causale «P» può essere utilizzata inoltre per annotare la presenza giornaliera dei lavoratori «mobili» dell’autotrasporto. Per tutti gli altri lavoratori, anche se retribuiti con retribuzione mensile anziché oraria, devono invece essere registrate analiticamente le ore di lavoro. Il calendario delle presenze negli spazi relativi ai giorni di riposo non deve essere lasciato in bianco, ma compilato indicando la relativa causale.

COME REALIZZARE IL LUL

Sono obbligati all’istituzione e alla tenuta del Lul tutti i datori di lavoro:

• Italiani e stranieri di qualsiasi settore, che operano in Italia con lavoratori italiani o stranieri (con obbligo contributivo)
• Italiani che operano all’estero con lavoratori italiani (compresi i lavoratori in distacco).
• Sono esclusi i datori di lavoro domestico.

Esistono tre sistemi fondamentali che un’impresa può adottare per redigere il proprio Libro Unico Del Lavoro.:

1. Il primo consiste nella stampa dei documenti su dei fogli numerati in ogni pagina, elaborati meccanicamente in ciclo continuo e successivamente validati dall’INAIL o da una tipografia abilitata.
2. Il secondo prevede la possibilità di stamparlo e numerarne le pagine via laser, previa l’autorizzazione della stessa INAIL. Il datore di lavoro può scegliere se utilizzare un template per la vidimazione predefinito dall’INAIL oppure uno elaborato autonomamente, dopo aver presentato all’istituto una richiesta tramite il modulo apposito.
3.  La terza via alla realizzazione del Libro Unico Del Lavoro è la registrazione digitale, che ha il vantaggio di rendere il documento sempre consultabile via computer. La conservazione digitale, poi, è esente dall’obbligo di vidimazione da parte dell’INAIL, ma necessita di una preventiva comunicazione alla Direzione Territoriale del Lavoro che indichi nel dettaglio tutte le caratteristiche tecniche del sistema prescelto.

A prescindere dalla forma adottata per la redazione del Libro, il documento va compilato entro la fine del mese successivo a quello di riferimento. Per esempio, il foglio di gennaio 2022 andrà compilato entro la fine di febbraio 2022. Il ministero del lavoro ha chiarito che in presenza di soci è obbligatorio istituire il Lul solo se con loro viene instaurato uno specifico rapporto di lavoro subordinato o di collaborazione coordinata e continuativa.

Nell’ipotesi di società (di persone e di capitali) e ditte individuali del commercio (terziario) che operano solo con il lavoro del titolare o dei soci tale obbligo è escluso. Inoltre, sempre il ministero del lavoro ha precisato che gli amministratori devono essere iscritti nel Lul solo se non sono liberi professionisti e solo con riferimento al mese in cui avviene l’eventuale percezione di compensi o rimborsi spese. L’impresa che non occupa dipendenti non è tenuta all’istituzione del Lul per registrare il solo amministratore che non percepisce compensi.

DOVE CONSERVARE IL LIBRO UNICO DEL LAVORO

Il Libro Unico del Lavoro deve essere conservato, integralmente e correttamente, per almeno 5 anni dall’ultima registrazione, nella sede legale dell’azienda o presso lo studio di chi ne cura la contabilità, come uno studio di commercialisti o consulenti del lavoro regolarmente abilitati.

In alternativa, il registro può essere affidato ai centri abilitati delle associazioni di categoria o cooperative che includano più imprese associate.

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